Una buena gestión en cualquier empresa parte, entre otros factores, de cuidar la correcta recopilación de datos del negocio para que puedan ser analizados. Los análisis de estos datos, a su vez, deben estar enfocados a que se puedan tomar mejores decisiones con un menor riesgo.
Sin duda una importante fuente de datos son los que proporciona la contabilidad financiera de la empresa. No obstante, para que estos datos resulten de gran utilidad, la contabilidad financiera debe estructurarse de forma que facilite los análisis que necesita la empresa. Además, se debe mantener la contabilidad financiera de forma continua y rigurosa en el tiempo para que los gestores y responsables de área puedan disponer de los datos lo antes posible.
Pongamos unos sencillos ejemplos, para aclarar la importancia de la estructuración de la contabilidad financiera y su mantenimiento.
Suponte que una determinada empresa utiliza una única cuenta contable de ingresos (70000000. Venta de Mercaderías) para registrar todas las ventas de sus productos y que vende camisas, pantalones y zapatos. Cada vez que quiera conocer lo que vende por tipología o línea de productos tendrá que realizar un mayor esfuerzo en su análisis, ya que tendrá que buscar a través de la descripción del movimiento contable o de otra manera en su sistema de información para poder ver la evolución de las ventas de cada tipología o línea de productos. Este es un sencillo ejemplo, de un problema en la estructuración de la contabilidad financiera.
Ahora suponte, que la empresa comentada anteriormente consigue estructurar adecuadamente su contabilidad financiera pero realiza, por ejemplo, la conciliación bancaria una vez al mes. La conciliación bancaria, no es más que cuadrar que lo que tenemos contabilizado coincide con los movimientos de los bancos y si hay diferencias realizar los apuntes contables que sean necesarios. Esta forma de trabajar ha generado a esta empresa múltiples problemas: cargos no contabilizados, reclamaciones de pago a clientes ya realizados, pagos duplicados, etc.
Estos dos sencillos ejemplos, muestran la importancia de tener una estructuración de la contabilidad financiera adecuada y que se mantenga de forma continua y rigurosa.
Por supuesto, hay que analizar la situación de cada empresa para estructurar la contabilidad financiera de la mejor forma posible y que facilite la labor administrativa y contable, para que la empresa pueda disponer de los datos lo antes posible. En este sentido, es recomendable mejorar los flujos de trabajo y sistemas para agilizar y automatizar en lo posible las tareas administrativas y contables: organización sistemática de documentos físicos y digitales, asientos predefinidos, automatización de la conciliación bancaria, etc.
Obviamente, la contabilidad financiera no es la única fuente de datos de las empresas. Existen muchas otras: reclamaciones de clientes, tiempos de entrega a clientes, entradas y salidas de almacén, etc.
Además, la contabilidad financiera solo nos muestra las relaciones de la empresa con agentes externos: clientes, proveedores, bancos, etc. Por lo que es necesario recopilar datos de otras fuentes internas y externas a la empresa para poder disponer de una imagen más completa de la situación de la empresa y del entorno en el que ofrece sus productos y servicios.
No obstante, a pesar de estos aspectos, la contabilidad financiera sigue siendo una herramienta excelente para la correcta gestión de cualquier empresa, siempre y cuando se estructure y mantenga adecuadamente.
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