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¿Cuántas tareas pendientes tienes ahora mismo en la cabeza? Llamar a un proveedor, revisar una factura, preparar una propuesta, contestar a ese correo… Cuando intentamos recordarlo todo, nuestra mente se satura, olvidamos cosas y sentimos que el trabajo nos supera.
El método GTD (Getting Things Done, "hacer que las cosas se hagan") fue creado por David Allen y se ha convertido en uno de los sistemas de productividad más utilizados en el mundo. Su idea central es muy sencilla: tu mente sirve para tener ideas, no para almacenarlas. Todo lo que tienes pendiente debe estar en un sistema fiable fuera de tu cabeza.
Las cinco fases del método GTD
1. Capturar. Recoge absolutamente todo lo que requiere tu atención: tareas, ideas, compromisos, documentos. Utiliza pocas "bandejas de entrada" (una libreta, una aplicación de notas, tu correo) y apunta cada cosa en cuanto aparezca. El objetivo es no depender de tu memoria.
2. Aclarar. Revisa cada elemento capturado y pregúntate: ¿requiere alguna acción? Si no la requiere, elimínalo, archívalo como referencia o déjalo en una lista de "algún día". Si la requiere, define cuál es la siguiente acción concreta. Aquí entra una de las reglas más conocidas de GTD: la regla de los dos minutos. Si algo se puede hacer en menos de dos minutos, hazlo en ese momento.
3. Organizar. Coloca cada acción en su lugar: la agenda para lo que tiene fecha y hora, la lista de próximas acciones para lo que hay que hacer cuanto antes, una lista de "a la espera" para lo que has delegado y una lista de proyectos para todo lo que requiere más de un paso.
4. Revisar. Una vez a la semana, dedica un rato a la revisión semanal: vacía tus bandejas de entrada, actualiza tus listas, revisa tus proyectos y decide las prioridades de la semana. Es el hábito que mantiene el sistema vivo y fiable.
5. Hacer. Con todo organizado, eliges qué hacer en cada momento según el contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía y la prioridad de cada tarea. Ya no decides sobre la marcha: sabes exactamente cuál es tu siguiente paso.
Proyectos y próximas acciones
Una de las aportaciones más útiles de GTD es la distinción entre proyecto y acción. "Lanzar la nueva web" no es una tarea: es un proyecto con muchos pasos. La siguiente acción podría ser "pedir tres presupuestos de diseño". Cuando las tareas están definidas como acciones concretas y visibles, es mucho más fácil empezarlas y dejar de aplazarlas.
Cómo aplicarlo en tu negocio
- Elige una herramienta y mantenla. Puede ser una libreta, Microsoft To Do, Outlook, Trello o una hoja de Excel. Lo importante es que confíes en ella.
- Vacía tu bandeja de correo con criterio. Cada correo se elimina, se archiva, se responde en dos minutos o se convierte en una acción.
- Controla lo que delegas. La lista "a la espera" evita que se olviden los encargos a tu equipo o a tus proveedores.
- No te saltes la revisión semanal. Sin ella, el sistema pierde fiabilidad y vuelves a cargar todo en tu memoria.
GTD y la Matriz de Prioridades
GTD te ayuda a no olvidar nada y a saber siempre cuál es el siguiente paso; la Matriz de Prioridades te ayuda a decidir qué es lo más importante. Combinadas, son una forma muy eficaz de recuperar el control de tu tiempo.
El resultado de aplicar GTD no es solo hacer más cosas, sino hacerlas con más tranquilidad: cuando sabes que todo está recogido y organizado, puedes concentrarte en lo que estás haciendo sin la sensación de estar olvidando algo.
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