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Cuando gestionas un negocio muchas veces puedes tener la sensación de terminar agotado tras contestar innumerables correos electrónicos, llamadas e imprevistos que van surgiendo.
La idea final que se te puede quedar es que “has apagado muchos fuegos” pero no has tenido tiempo para dedicar a tareas que consideras que pueden hacer crecer tu negocio: nuevos productos y servicios interesantes, estrategias para captar más clientes, un nuevo mercado que habría que investigar, etc.
No es que no te hayas trabajado duro durante el día, sino que puede haber una falta de prioridades claras. Por supuesto, puede haber más causantes como que tus Sistemas, Procesos y Flujos de Trabajo no te están ayudando, que no tienes en quien delegar, etc.
Entre las metodologías disponibles existe una que destaca por su sencillez y eficacia: la Matriz de Prioridades o de Eisenhower; ya que se le atribuye a este famoso presidente de Estados Unidos.
Urgente no es lo mismo que importante
Hay dos conceptos clave que debemos definir claramente:
- Urgente: son tareas que requieren una atención y acción inmediata o en poco tiempo. Normalmente son situaciones que se generan de forma externa. En un negocio puede ser una incidencia grave con un cliente, un accidente, etc. Estas tareas generan tensión y estrés, por lo que puede ser interesante tener procedimientos de respuesta para ellas a priori si es posible.
- Importante: son tareas que se consideran necesarias en el negocio para poder conseguir los objetivos que se ha marcado. Suelen ser sin fecha límite, por lo que es muy frecuente que se aplazan continuamente. En un negocio puede ser la valoración de un nuevo servicio o producto, los objetivos del negocio en un determinado periodo, etc.
Si combinamos estos dos conceptos podemos obtener cuatro cuadrantes que dan lugar a diferentes acciones a tomar.
Los cuatro cuadrantes
En esta Matriz de Prioridades te vas a encontrar cuatro cuadrantes:
- Urgente e Importante: son las tareas para HACER de forma inmediata, como son las incidencias y las tareas cercanas a la fecha límite que tienen que realizarse para evitar que afecten al negocio: resolver un problema grave con un cliente, presentar la documentación para una subvención, resolver la falta de liquidez puntual, etc. No pueden esperar. Si este es tu día a día lo más probable es que haya faltado planificación en el negocio.
- Importante pero No Urgente: son tareas que se han de PLANIFICAR. Esta parte del cuadrante es fundamental ya que son tareas que directamente afectan a la consolidación y crecimiento de tu negocio: la definición clara de objetivos, mejorar Procesos y Flujos de Trabajo, desarrollar Presupuestos, Formarte o formar a tu equipo, etc. El problema con esta parte del cuadrante es que no tienes a nadie exigiéndote que se haga por lo que se va posponiendo indefinidamente, hasta que finalmente pueden convertirse en urgentes. Es muy recomendable establecer tiempo para estas tareas y considerarlas como algo muy importante que no podemos retrasar. Si requieren mucho tiempo, por ejemplo definir objetivos para el año que viene, divídelo en pequeñas tareas y ponles fecha.
- Urgente pero No Importante: son tareas que deberíamos DELEGAR o si no es posible evitar. Son las famosas interrupciones continuas por llamadas y compañeros, respuesta a correos electrónicos, reuniones, etc. Como no son importantes y no van hacer mejorar los objetivos que se plantee tu negocio, es preferible si puedes delegarlas, automatizarlas si es posible o resolverlas de golpe en determinados momentos del día.
- Ni Urgente ni Importante: son tareas que no se deberían considerar o directamente ELIMINAR. En tu negocio podría ser reuniones donde no se han fijado objetivos concretos, informes o folletos sin valor de clientes o proveedores, etc. Estas tareas deberíamos reducirlas al mínimo y si es posible eliminarlas ya que no suelen aportar al negocio. El tiempo que ahorres aquí puede tener más sentido utilizarlo en el cuadrante Importante pero No Urgente.
Cómo aplicarla en tu día a día
Todo esto está muy bien, pero la gran pregunta es cómo puedo utilizar esta metodología en mi día a día. La respuesta es más sencilla de lo que parece. Puedes seguir estos pasos:
- Crea una lista de todo lo que tienes pendiente de realizar: pueden ser realizar llamadas, responder correos electrónicos de clientes, consolidar el banco, analizar una propuesta, etc.
- Clasifica cada tarea en su cuadrante: recuerda las definiciones anteriores de cada cuadrante y que no todas las tareas son Urgentes e Importantes.
- Recomendable empezar por el cuadrante de Urgente e Importante y a continuación bloquear tiempo en tu calendario para realizar tareas que sean Importantes, pero no Urgentes.
- Indicar a quien se delega las tareas que se consideran Urgentes, pero no Importantes. Si no te es posible al menos intenta automatizarlas.
- Revisión semanal de tareas. Es importante ver las tareas pendientes y nuevas a realizar, así como si hay que cambiarlas dentro de la matriz.
Los errores más comunes
Lo más habitual es confundir tareas urgentes con importantes y dedicar la mayor parte del tiempo de trabajo a apagar fuegos.
Otro error frecuente es no ser capaz de delegar tareas, pensando que nadie lo hará mejor que yo.
Por otro lado, no bloquear el tiempo planificado para las tareas Importantes no Urgentes, permitiendo que nos interrumpan.
Uno de los aspectos más interesantes de la Matriz de Prioridades es que no requiere ninguna aplicación. Solo es necesario un papel, tu calendario, una hoja de Excel o tu gestor de tareas habitual.
A lo que sí requiere es una revisión periódica y ser capaz de separar las tareas que aportan valor a tu negocio de las que no.
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