El fututo de muchas empresas siempre tiene un cierto carácter incierto: ¿mantendré, subirá o disminuirá mi nivel de facturación? ¿Si aumento precios perderé clientes? ¿Conseguiré aumentar mi rentabilidad? ¿Cuánta mercancía debería comprar? ¿Contrato más personal o no? Y un largo etcétera.
Enfrentarse a todas estas preguntas no es fácil para los gestores y responsables de departamentos de las empresas y deben buscar herramientas que les permitan tomar estas decisiones basadas en datos tanto cuantitativos, por ejemplo analizando datos históricos, como cualitativos, por ejemplo confianza empresarial en la evolución de mercado.
Una de las herramientas disponibles es la realización de Previsiones y Presupuestos que analicen los datos disponibles y puedan mostrar posibles escenarios para la empresa.
Obviamente, estas Previsiones y Presupuestos parten de la estrategia que la empresa se haya marcado para el futuro. Además, en base a los objetivos que marque la dirección de la empresa se debe disponer de los recursos materiales y humanos para alcanzarlos.
El análisis y reflexión que conlleva a las personas con responsabilidad en las empresas, gerentes y directores de departamento principalmente, cuando se enfrentan a la realización de Previsiones y Presupuestos son una fuente muy importante de conocimiento de la empresa.
Lo más probable es que estas Previsiones y Presupuestos tengan desviaciones importantes cuando se realizan por primera vez, pero el trabajo constante de revisarlos y ajustarlos con las distintas variables que les influyen hace que ese conocimiento, con el paso del tiempo, ayude a reducir en lo posible los riesgos que asume cualquier empresa.
Una primera pregunta que siempre surge es por donde empezar. La respuesta, en la mayoría de las empresas con ánimo lucrativo, está en una adecuada Previsión de Ventas valorada de forma cuantitativa y cualitativa. La cuantitativa, se debe realizar mediante métodos estadísticos y automatizarlo lo máximo posible, incluyendo las desviaciones con las ventas de unidades reales en su momento. La cualitativa considera múltiples factores: valoraciones de los responsables comerciales, encuestas a clientes, etc.
La Previsión de Ventas, y su traslado posterior al Presupuesto de Ventas, determinará el resto de presupuestos que genere la empresa, por lo que se deberá dedicar tiempo y cuidado en su valoración.
Lo más probable es que haya desviaciones importantes inicialmente en el Presupuesto de Ventas de forma mensual y que haya que visualizarlo de forma trimestral o cuatrimestral, hasta que lo vayamos ajustando.
Otro presupuesto importante y especialmente delicado es el Presupuesto de Tesorería. En él se van a reflejar las necesidades de liquidez de la empresa mensuales y es una excelente herramienta predictiva para comprobar un aspecto que se debería cuidar siempre en cualquier empresa y que va más allá de los presupuestos: los flujos de entrada y salida de fondos de la empresa.
Es importante resaltar, que nada está escrito en piedra y que los Presupuestos son en definitiva una herramienta más a disposición de la empresa, que tiene múltiples ventajas, pero hay que estar atentos a los movimientos en los mercados en los que opere nuestra empresa.
Por supuesto, existe una gran cantidad de previsiones y presupuestos que puedes realizar en tu empresa. Lo más importante es que empieces a aprender de tu Gestión y Control Presupuestario. Te enseñará muchos aspectos de tu negocio que quizás habías pasado por alto, reducirá los riesgos en tus decisiones y te focalizará en buscar la mayor rentabilidad posible a tu empresa, entre otros aspectos.
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