El futuro de muchos negocios siempre tiene un cierto carácter incierto: ¿mantendré, subirá o disminuirá mi nivel de facturación? ¿Si aumento precios perderé clientes? ¿Conseguiré aumentar mi rentabilidad? ¿Cuánta mercancía debería comprar? ¿Contrato más personal o no? Y un largo etcétera.
Enfrentarse a todas estas preguntas no es fácil para los gestores y responsables de departamentos de los negocios y deben buscar herramientas que les permitan tomar estas decisiones basadas en datos tanto cuantitativos, por ejemplo analizando datos históricos, como cualitativos, por ejemplo confianza empresarial en la evolución de mercado.
Una de las herramientas disponibles es la realización de Previsiones y Presupuestos que analicen los datos disponibles y puedan mostrar posibles escenarios para el negocio.
Obviamente, estas Previsiones y Presupuestos parten de la estrategia que el negocio se haya marcado para el futuro. Además, en base a los objetivos que marque la dirección del negocio se debe disponer de los recursos materiales y humanos para alcanzarlos.
El análisis y reflexión que conlleva a las personas con responsabilidad en los negocios, gerentes y directores de departamento principalmente, cuando se enfrentan a la realización de Previsiones y Presupuestos son una fuente muy importante de conocimiento del negocio.
Lo más probable es que estas Previsiones y Presupuestos tengan desviaciones importantes cuando se realizan por primera vez, pero el trabajo constante de revisarlos y ajustarlos con las distintas variables que les influyen hace que ese conocimiento, con el paso del tiempo, ayude a reducir en lo posible los riesgos que asume cualquier negocio.
Una primera pregunta que siempre surge es por donde empezar. La respuesta, en la mayoría de los negocios con ánimo lucrativo, está en una adecuada Previsión de Ventas valorada de forma cuantitativa y cualitativa. La cuantitativa, se debe realizar mediante métodos estadísticos y automatizarlo lo máximo posible, incluyendo las desviaciones con las ventas de unidades reales en su momento. La cualitativa considera múltiples factores: valoraciones de los responsables comerciales, encuestas a clientes, etc.
La Previsión de Ventas, y su traslado posterior al Presupuesto de Ventas, determinará el resto de presupuestos que genere el negocio, por lo que se deberá dedicar tiempo y cuidado en su valoración.
Lo más probable es que haya desviaciones importantes inicialmente en el Presupuesto de Ventas de forma mensual y que haya que visualizarlo de forma trimestral o cuatrimestral, hasta que lo vayamos ajustando.
Otro presupuesto importante y especialmente delicado es el Presupuesto de Tesorería. En él se van a reflejar las necesidades mensuales de liquidez del negocio y es una excelente herramienta predictiva para comprobar un aspecto que se debería cuidar siempre en cualquier negocio y que va más allá de los presupuestos: los flujos de entrada y salida de fondos del negocio.
Es importante resaltar, que nada está escrito en piedra y que los Presupuestos son en definitiva una herramienta más a disposición del negocio, que tiene múltiples ventajas, pero hay que estar atentos a los movimientos en los mercados en los que opere nuestro negocio.
Por supuesto, existe una gran cantidad de previsiones y presupuestos que puedes realizar en tu negocio. Lo más importante es que empieces a aprender de tu Gestión y Control Presupuestario. Te enseñará muchos aspectos de tu negocio que quizás habías pasado por alto, reducirá los riesgos en tus decisiones y te focalizará en buscar la mayor rentabilidad posible a tu negocio, entre otros aspectos.